Video conference là gì? Hội nghị truyền hình là gì?

Video conference (VC)- Hội nghị truyền hình là gì?

Hội nghị truyền hình (video Conference) được biết đến với tên gọi khác là hội nghị trực tuyến, là hình thức trao đổi thông tin qua các cuộc họp video trực tiếp giữa hai hoặc nhiều người ở các địa điểm khác nhau bằng thiết bị hỗ trợ video. Bằng cách bằng cách kết nối qua đường truyền mạng Internet, WAN hay LAN để đưa tín hiệu của các phòng họp đến với nhau như đang ngồi họp trong cùng một phòng. 

Giải pháp Hội nghị truyền hình cho phép nhiều người gặp gỡ và cộng tác trực tiếp ở khoảng cách xa bằng cách truyền âm thanh, video, văn bản và bài thuyết trình trong thời gian thực thông qua internet. Góp phần nâng cao sự cộng tác trong công việc. Hội nghị truyền hình chủ yếu được sử dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh khác nhau ở các địa điểm cách xa nhau hoặc phải làm việc với các đối tác nước ngoài. Giải pháp này được đánh giá là bước phát triển vượt bậc của ngành công nghệ thông tin.

Tính năng của hội nghị truyền hình:

Ghi hình lại cuộc gọi

Những cuộc họp gấp thường hay xảy ra bất ngờ và không có thông báo trước, việc một số thành viên không thể tham gia cuộc họp là không tránh khỏi nhưng một trong những tính năng đắt giá của họp hội nghị truyền hình là ghi hình lại cuộc họp cũng như ghi lại nội dung được thảo luận. Giúp cho sau cuộc họp mọi người đều có thể dễ dàng tổng hợp nội dung chính cuộc họp một cách chính xác.

Chặn tiếng ồn, tạp âm

Do nhu cầu hội nghị truyền hình tăng cao, các nhãn hàng sản xuất thiết bị hội nghị truyền thông tích hợp công nghệ chặn tiếng ồn, tạp âm giúp âm thanh cuộc họp trong trẻo, giọng người tham gia cuộc họp được nghe rõ ràng. 

Chia sẻ màn hình

Nội dung chỉ hiển thị trên máy tính của người thuyết trình có thể gây khó khăn cho mọi thành viên đều nắm rõ thông tin được truyền tải trong cuộc họp. Với tính năng chia sẻ màn hình mà tất cả các ứng dụng hội nghị truyền thông sở hữu, mọi người tham gia cuộc họp đều có thể hình dung và hiểu rõ. 

Làm việc linh hoạt

Hội nghị truyền hình mang lại cho người lao động sự linh hoạt để làm việc từ mọi nơi. Để bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động hiệu quả, điều quan trọng là phải có sự giao tiếp hiệu quả và hiệu quả trong tổ chức. Trước đây, cách duy nhất để các văn phòng khác nhau có thể giao tiếp hiệu quả là tổ chức các cuộc họp cùng nhau, điều này đòi hỏi nhân viên phải di chuyển rất nhiều.

Mặc dù thời đó các cuộc gọi hội nghị vẫn có thể thực hiện được nhưng nó không hiệu quả bằng các dịch vụ hội nghị truyền hình trực tiếp ngày nay. Bằng cách cung cấp phương thức liên lạc rẻ hơn và hiệu quả hơn, các công cụ hội nghị truyền hình tiết kiệm rất nhiều thời gian và nguồn lực cho công ty.

Tại sao nên ứng dụng giải pháp hội nghị truyền hình?

1. Cải thiện khả năng giao tiếp

Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ hay thành viên của một công ty lớn, việc giao tiếp rõ ràng là rất quan trọng để hiểu các dự án, đặt ra kỳ vọng và đạt được mục tiêu của bạn. Hội nghị truyền hình có thể giúp ích: Một báo cáo của Forbes cho chúng ta biết rằng “con người xử lý hình ảnh nhanh hơn và thông minh hơn nhiều so với văn bản hoặc âm thanh”. Và, liên quan đến hội nghị truyền hình, “62% giám đốc điều hành đồng ý rằng hội nghị truyền hình cải thiện đáng kể chất lượng giao tiếp. Ngoài ra, 50% số người được khảo sát tin rằng hội nghị truyền hình cũng cải thiện mức độ hiểu biết.” Với khả năng duy trì hình ảnh của những người khác trong cuộc họp, những người tham gia sẽ tham gia nhiều hơn, làm nhiều việc cùng lúc ít hơn và tự chuẩn bị để xử lý và hiểu rõ ràng hơn.

2. Nâng cao hiệu quả, tăng năng suất

Giao tiếp rõ ràng hơn bằng các tín hiệu bằng lời nói và phi ngôn ngữ, chia sẻ màn hình, cộng tác trong thời gian thực và khả năng tham gia từ hầu hết mọi nơi giúp hội nghị truyền hình sử dụng thời gian của mọi người hiệu quả hơn. Việc kết thúc cuộc họp vào những thời điểm đã định cũng giúp mọi người luôn đúng giờ và đúng chủ đề, và trên hết, hội nghị truyền hình linh hoạt như bạn mong muốn—vì vậy thật dễ dàng để nhanh chóng bắt đầu động não, trả lời câu hỏi của khách hàng, bắt đầu một cuộc họp trực tuyến tự phát. trò chuyện nhóm hoặc thiết lập đăng ký thường xuyên.

Ngoài ra, hội nghị truyền hình giúp bạn dễ dàng cộng tác trên các tài liệu trong thời gian thực nên bạn sẽ không phải đối mặt với chuỗi email dài, tin nhắn bị mất, nhận xét trong tài liệu và các vấn đề về kiểm soát phiên bản—tất cả những điều này có thể gây nhầm lẫn, hiểu lầm và sự chậm trễ.

3. Cộng tác trong thời gian thực

Đảm bảo mọi người đều có tiếng nói, mọi phản hồi đều được tổng hợp và các câu hỏi đều được trả lời ngay lập tức. Và bạn có thể nhanh chóng tập hợp thành nhóm để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu dự án trước khi rời cuộc họp. Ngoài ra, vì hội nghị truyền hình loại bỏ nhu cầu di chuyển nên nhóm của bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho các vấn đề quan trọng hơn trong công việc hoặc cuộc sống, ngay cả vào những ngày họ họp. Đó là cách lực lượng lao động hiện đại muốn làm việc hơn—với sự linh hoạt, cơ động hơn và thời gian quay trở lại trong ngày bận rộn của họ.

4.  Giúp việc lên lịch họp dễ dàng hơn

Nếu các thành viên trong nhóm của bạn thường xuyên di chuyển, việc lên lịch họp có thể là một thách thức. Nhưng với hội nghị truyền hình, họ có thể tham gia thực tế từ mọi nơi, bao gồm taxi, phòng khách sạn, sân bay, văn phòng tại nhà, v.v. Và bởi vì họ có thể thực hiện việc đó bằng hầu hết mọi thiết bị nên việc lên lịch gặp mặt trực tiếp và cập nhật thông tin cho mọi người sẽ dễ dàng hơn. Với lịch dễ quản lý hơn và khả năng kiểm soát dòng chảy ngày làm việc của họ, các nhóm có thể dành nhiều thời gian hơn để theo đuổi các cơ hội phát triển kinh doanh và những người làm việc từ xa sẽ dễ dàng gắn kết và giữ chân hơn.

5. Tạo note cuộc họp nhất quán, chính xác

Khi bạn tổ chức một cuộc họp trực tiếp hoặc một cuộc gọi chỉ có âm thanh, việc ghi chú thường thuộc về ai đó trong nhóm của bạn. Và với tốc độ trò chuyện nhanh, các chi tiết có thể dễ dàng bị bỏ sót. Nhưng với công nghệ hội nghị truyền hình cũng giúp bạn ghi lại và chép lời một cách an toàn, bạn có thể giữ nguyên tất cả các chi tiết. Không chỉ vậy, bạn còn có thể tham khảo lại khi có thắc mắc và chia sẻ buổi học với những người không thể tham dự.

Các lĩnh vực ứng dụng thiết bị Hội nghị truyền hình

Video conference hay hội nghị truyền hình mở ra cơ hội làm việc linh hoạt cho doanh nghiệp và các tổ chức. Chính nhờ sự tiện dụng và tiện lợi mà hầu hết tổ chức, doanh nghiệp đều đầu tư cho các thiết bị dùng cho hội nghị truyền hình. Một số lĩnh vực đã áp dụng thiết bị hội nghị truyền hình:

• Trường đại học, trung tâm dạy học với các chương trình đào tạo trực tuyến 

• Lĩnh vực y tế với mục đích hội thảo với trung tâm bệnh viện trong và ngoài nước, chỉ đạo phẫu thuật, trao đổi kinh nghiệm, thực hiện các hoạt động chăm sóc y tế từ xa, v.v… 

• Cơ quan chính phủ và đơn vị nhà nước (bộ quốc phòng Việt Nam) với mục đích tổ chức hội thảo, cuộc họp giữa các đơn vị hoặc với cơ quan chính phủ nước ngoài.

• Lĩnh vực sự kiện truyền hình hội thảo

• Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp sử dụng để giới thiệu sản phẩm, phỏng vấn 

• Ngành luật tổ chức các phiên xử, tổ chức các khóa huấn luyện, đào tạo, giám sát thực tập sinh, mô phỏng phiên toà xét xử và thu thập lời khai nhân chứng. 

• Ngoài ra với các mục đích chung đa ngành như giới thiệu đào tạo nhân viên, phỏng vấn việc làm, tham gia/tổ chức hội nghị, v.v…